Liberando CSAcademia como proyecto open source... 5 años después y 6.000€ de menos

CSAcademia es una herramienta para gestionar la información de profesores y estudiantes de una academia. El nombre no es muy original pero el software funciona, lleva en uso 5 años... y ahora es open source.

¿Cómo se nos ocurrió hacer un software de gestión académica?

Este proyecto comenzó al final del verano del 2012, con la solicitud de un posible cliente que quería remplazar el ya obsoleto software de gestión de su academia. Una vez entendidas sus necesidades y visto el software existente, hicimos una propuesta de remplazo con un plan de entrega y un presupuesto ajustados. Sin embargo, dado que el curso académico había comenzado recientemente, no llegamos a ningún acuerdo hasta el final del invierno, en Marzo del 2013.

Hicimos el primer commit el 12 de marzo de 2013. Durante los siguientes meses trabajamos dos personas unas 10 o 12 horas por semana (cada una), principalmente por las noches y los fines de semana. Cinco meses después, a finales de agosto, teníamos una versión del sistema funcionando y con datos de la primera academia. De modo que se empezó a usar con el comienzo del curso académico de 2013 - 2014, en paralelo con el sistema existente, para ir reemplazándolo poco a poco.

Actualmente es una herramienta de uso diario en la academia Dundee School of English.

Módulo de gestión de profesores

¿Cuánto ganamos con este software por encargo?

La idea inicial no era ganar dinero con la "venta" del sistema, sino cobrar lo suficiente para motivarnos y amortizar parcialmente el esfuerzo de desarrollo, con la esperanza de generar ingresos a largo plazo. Pretendíamos promocionar la aplicación entre otras academias y cobrar una cuota por uso. Por eso hicimos el ejercicio de estimar el esfuerzo y luego lo ajustamos a la baja y, por si fuera poco, añadimos una rebaja significativa. Pedimos finalmente 3.280 €, a pagar en 3 plazos de 40% al inicio del desarrollo, 40% con la puesta en marcha y 20% al finalizar la formación del personal que usaría el sistema.

Volumen de trabajo estimado por mes,
según Gitential.com, en base a los commits

Tardamos 6 meses en tener el software suficientemente completo y casi un año en terminar los pequeños ajustes y solicitudes que aparecieron sobre la marcha. Durante los primeros meses, acumulamos unas 480 horas de trabajo que, estimadas a 20 € la hora, resultaría en un esfuerzo de unos 9.600 €.

Nunca recuperamos ese dinero.

Ninguna otra academia se enteró de la existencia del sistema así que nuestros ingresos fueron los acordados inicialmente con el cliente. Con el tiempo, añadimos algún que otro módulo que cobramos también a precios ridículamente bajos porque siempre albergamos la esperanza de licenciar el uso a otros centros.

De modo que, financieramente hablando, perdimos dinero con este software.

Pasando a ser Open Source

Después de reflexionar sobre las ventajas y consultarlo con nuestro (primer y único) cliente, decidimos hacer público el código fuente del sistema. El objetivo principal es ponerlo a disposición de cualquiera que pudiera necesitarlo y facilitar las aportaciones de colaboradores para garantizar la evolución y el mantenimiento del mismo. Hoy CSAcademia está disponible en GitHub:

https://github.com/casabesoft/csacademia

No ha sido un camino de rosas. Publicar el código nos trajo algunos problemas y preparar el repo para hacerlo público ha costado varias noches y fines de semanas durante los últimos cinco meses.

Pero ahí está, con una lista de 19 issues abiertos, listo para seguir recibiendo amor. Así que si eres desarrollador y quieres colaborar puedes empezar leyendo la sección de Contributions.

Si no sabes programar, pero has llegado hasta aquí buscando un software para tu academia o centro de estudios, adelante: es gratis y libre para su uso comercial sin coste alguno. Además estaremos encantados de ayudarte para que puedas ponerlo a punto y usarlo.

No obstante, si no tienes el tiempo, los recursos o el conocimiento para instalarlo y prefieres una solución lista para ser usada, prueba con https://academia.casabesoft.com; daremos de alta tu centro y en unos minutos podrás empezar a probar.

En cualquier caso... ¡Que aproveche!

Aprendiendo inglés: calentamiento previo al B1

Estaba decidido a retomar los estudios. Pagué la suscripción de un año en Bussu. Entré en la Web y... algo me impidió empezar. No era un problema técnico. Era yo. Aunque quería hacerlo no debía empezar con el B1. Aún no. No era el momento.

. . .

Eso (o más o menos eso) fue lo que pasó en el verano; cuando decidí que debía retomar los estudios en Busuu. Al entrar, después de un año y medio, descubrí que la plataforma había cambiado y, con los cambios, aparecieron contenidos nuevos. Aunque ya había completado el A1 y el A2 en el año anterior, ahora lo nuevo me forzaba (moralmente) a repasar estos niveles, antes de seguir adelante.

En total, tan solo en el A2, tenía 23 lecciones incompletas de las 30 que pasó a tener el nivel (26 de contenido y 4 de repaso). Restando todo lo nuevo, mi A2 se redujo hasta el 47% de progreso. Como si me faltaran por hacer 16 lecciones enteras.

Completando las actividades nuevas del A1 y el A2

 

Lista de lecciones, % pendiente y tiempo dedicado

Las actividades pendientes del A1 eran pocas y las terminé más o menos rápido. Para el A2 hice una lista con todo lo que faltaba y la puse en la puerta de la nevera para tener el progreso o el retraso siempre presentes. Cada vez que terminaba una lección apuntaba cuánto tiempo tardé en completarla y qué día lo hice.

En resumen: me tomó 13 días, dedicando unos 34 minutos diarios.

Fue más rápido de lo que esperaba. Probablemente porque casi no tuve que hacer ejercicios de redacción o expresión oral, que suelen ser los que más tiempo me toman.

Comenzar con el B1

Para el B1 voy a hacer una pequeña variación en la estrategia: seguiré estudiando al menos 30 minutos cada mañana, pero introduciendo la práctica del vocabulario en la la rutina diaria.

Hasta ahora había dejado el vocabulario para los últimos días, cuando estaba a punto de terminar el nivel y, sobre todo, los fines de semana. Hora tengo reservados 15 minutos adicionales de "colchón" de tiempo antes de salir al trabajo. Así que, los días que pueda, haré uso de ese tiempo extra avanzando en las lecciones y repasando el vocabulario.

¿Cuánto voy a tardar en completar el B1?

El B1 es el tercer nivel del Marco Común Europeo de referencia para las lenguas. En la web oficial de Exámenes de Cambrige y en la del British Council (entre otros lugares) se dice que cuesta entre 180 y 200 horas alcanzar el A2 y entre 350 y 400 tener un B1, si se parte de cero. De modo que deberíamos emplear entre 170 y 200 horas pasar de un A2 a un B1.

A 5 horas por semana (20 horas por mes) tardaría entre 8 y 10 meses. ¡Todo un año!

Pero eso sería en el supuesto caso de no tener ninguna idea de los contenidos del B1 y, por suerte, esa no es mi situación. Así que, basándome en mi progresión previa de casi un día y medio por lección y que el B1 en Busuu tiene 20 lecciones (18 de contenido y 2 de revisión), debería tardar unos 30 días de estudio.

No obstante, asumiré que el B1 será más duro y tardaré 2 días por lección, 5 lecciones cada 2 semanas y 2 meses para completar el nivel.

¡Ya veremos!

Aprendiendo inglés: 18 meses y 1700 euros después

En abril del año pasado dije que en marzo empezaría a estudiar el B1 de inglés. Después de 1700 euros y 18 meses aún no he empezado. Pero el gasto y la espera no han sido en vano. Dos viajes a Irlanda y pasar por tres academias han servido para algo, aunque no sea estudiar formalmente el B1.

En un post de abril del 2018 comentaba cómo escogí dónde estudiar inglés y cuánto tiempo me costó completar los 2 primeros niveles (A1 y A2). Además, describía cómo me organicé para estudiar y mantenerme motivado. Aquél post terminaba con un compromiso que no cumplí: comenzar el nivel B1 de inglés en marzo y comentar los resultados.

No obstante no haber cumplido el compromiso, estuve estudiando. Después del intento frustrado de pasar una semana en una academia en Dublin, pasar un mes en una academia en Madrid, una semana en otra academia en Dublin y un par de meses en otra academia en Madrid... he vuelto a los orígenes: Busuu.

Los viajes y las academias

Academia Your English Language School, en Dublin

En octubre de 2017 viajé por primera vez a Irlanda. Lamentablemente el viaje se vio frustrado por una tormenta que paralizó medio país, obligó a cerrar los centros de estudio y me retuvo en mi habitación de Airbnb durante 2 días. Así que mi primera estancia en Dublin no incluyó formación alguna. No obstante, regresé decidido a hablar y escuchar más inglés, matriculando un mes después en una academia en Madrid, cerca de casa.

Duré poco allí: el grupo era muy heterogéneo y no sentía que avanzaba al ritmo que esperaba. Así que antes de terminar el mes, lo había abandonado.

Mientras tanto, me mantenía con la clase semanal que recibo en el trabajo, cada jueves. Pero como una hora a la semana no es suficiente y me había quedado con ganas en el viaje a Dublin, en la primavera del 2018 me fui otra vez a Irlanda.

Esta vez sí pude materializar la formación. Una semana con 5 horas al día en la escuela más otras tantas de parloteo extra no me cambiaron de nivel, pero me ayudaron a conocer mejor mis fortalezas y debilidades con el idioma. En la escuela me evaluaron como un B1 y me ubicaron en un grupo con compañeros que iban del B1 al B2.

A mi regreso a Madrid estaba otra vez convencido de la necesidad de escuchar más inglés, así que en junio había comenzado en otra academia. Ésta tenía un sistema muy parecido a la de Dublin pero la exigencia no era la misma: de entrada me asignaron un B2 y me pusieron en un grupo, otra vez, muy heterogéneo.

En esta academia duré un poco más, pero no llegué a completar los 3 meses.

Para septiembre estaba otra vez limitado a solo una hora semanal de clases, en la oficina; aunque, esta vez, compaginadas con el "listening" matutino de las noticias de la BBC y algunas estaciones de radio locales de Irlanda. No obstante, esto no era suficiente; así que decidí retomar los estudios en casa.

¿Cuánto me costó darme cuenta de que debía volver a mi estrategia inicial?

Entre los 2 viajes a Irlanda y las 2 academias en Madrid gasté algo más de 1700 €.

• Viaje de 2017: 550 € de hospedaje + transporte
• Academia Madrid 2017: 124 € de matrícula + 1 mes
• Viaje 2018: 650 € de academia + hospedaje + transporte
• Academia Madrid 2018: 425 € de matrícula + 3 meses

Por otra parte, los 69,99 € de una suscripción anual de Busuu me darían acceso a las funcionalidades y contenidos de pago en cualquier momento y durante todo un año. Con esa cuota anual no podría pagar siquiera un mes en la academia más barata. Sin embargo, estudiar 30 minutos cada mañana seguía siendo la estrategia que mejor me había funcionado.

Por supuesto, no se puede sustituir un profesor real con una plataforma de autoaprendizaje.

Un buen profesor y un buen grupo de estudio son insustituibles. Pero mis limitaciones de horario y las opciones que tenía disponibles, me hicieron decantarme por el autoestudio, otra vez.

Retomando los estudios en Busuu.com

Dieciocho meses después, he reiniciado los estudios matutinos con la intención de formalizar ese supuesto nivel B1. Durante estos meses la plataforma se ha renovado, han añadido contenidos nuevos y nuevas funcionalidades.

Tengo hasta el verano del 2019 para intentarlo otra vez. Mientras tanto, seguiré con mi clase semanal en la empresa, escuchando la radio de vez en cuando y viendo las películas y series que pueda en versión original.

Si no vuelvo a distraerme, estaré escribiendo en breve sobre cómo ha sido la vuelta y el progreso.