Liberando CSAcademia como proyecto open source... 5 años después y 6.000€ de menos

CSAcademia es una herramienta para gestionar la información de profesores y estudiantes de una academia. El nombre no es muy original pero el software funciona, lleva en uso 5 años... y ahora es open source.

¿Cómo se nos ocurrió hacer un software de gestión académica?

Este proyecto comenzó al final del verano del 2012, con la solicitud de un posible cliente que quería remplazar el ya obsoleto software de gestión de su academia. Una vez entendidas sus necesidades y visto el software existente, hicimos una propuesta de remplazo con un plan de entrega y un presupuesto ajustados. Sin embargo, dado que el curso académico había comenzado recientemente, no llegamos a ningún acuerdo hasta el final del invierno, en Marzo del 2013.

Hicimos el primer commit el 12 de marzo de 2013. Durante los siguientes meses trabajamos dos personas unas 10 o 12 horas por semana (cada una), principalmente por las noches y los fines de semana. Cinco meses después, a finales de agosto, teníamos una versión del sistema funcionando y con datos de la primera academia. De modo que se empezó a usar con el comienzo del curso académico de 2013 - 2014, en paralelo con el sistema existente, para ir reemplazándolo poco a poco.

Actualmente es una herramienta de uso diario en la academia Dundee School of English.

Módulo de gestión de profesores

¿Cuánto ganamos con este software por encargo?

La idea inicial no era ganar dinero con la "venta" del sistema, sino cobrar lo suficiente para motivarnos y amortizar parcialmente el esfuerzo de desarrollo, con la esperanza de generar ingresos a largo plazo. Pretendíamos promocionar la aplicación entre otras academias y cobrar una cuota por uso. Por eso hicimos el ejercicio de estimar el esfuerzo y luego lo ajustamos a la baja y, por si fuera poco, añadimos una rebaja significativa. Pedimos finalmente 3.280 €, a pagar en 3 plazos de 40% al inicio del desarrollo, 40% con la puesta en marcha y 20% al finalizar la formación del personal que usaría el sistema.

Volumen de trabajo estimado por mes,
según Gitential.com, en base a los commits

Tardamos 6 meses en tener el software suficientemente completo y casi un año en terminar los pequeños ajustes y solicitudes que aparecieron sobre la marcha. Durante los primeros meses, acumulamos unas 480 horas de trabajo que, estimadas a 20 € la hora, resultaría en un esfuerzo de unos 9.600 €.

Nunca recuperamos ese dinero.

Ninguna otra academia se enteró de la existencia del sistema así que nuestros ingresos fueron los acordados inicialmente con el cliente. Con el tiempo, añadimos algún que otro módulo que cobramos también a precios ridículamente bajos porque siempre albergamos la esperanza de licenciar el uso a otros centros.

De modo que, financieramente hablando, perdimos dinero con este software.

Pasando a ser Open Source

Después de reflexionar sobre las ventajas y consultarlo con nuestro (primer y único) cliente, decidimos hacer público el código fuente del sistema. El objetivo principal es ponerlo a disposición de cualquiera que pudiera necesitarlo y facilitar las aportaciones de colaboradores para garantizar la evolución y el mantenimiento del mismo. Hoy CSAcademia está disponible en GitHub:

https://github.com/casabesoft/csacademia

No ha sido un camino de rosas. Publicar el código nos trajo algunos problemas y preparar el repo para hacerlo público ha costado varias noches y fines de semanas durante los últimos cinco meses.

Pero ahí está, con una lista de 19 issues abiertos, listo para seguir recibiendo amor. Así que si eres desarrollador y quieres colaborar puedes empezar leyendo la sección de Contributions.

Si no sabes programar, pero has llegado hasta aquí buscando un software para tu academia o centro de estudios, adelante: es gratis y libre para su uso comercial sin coste alguno. Además estaremos encantados de ayudarte para que puedas ponerlo a punto y usarlo.

No obstante, si no tienes el tiempo, los recursos o el conocimiento para instalarlo y prefieres una solución lista para ser usada, prueba con https://academia.casabesoft.com; daremos de alta tu centro y en unos minutos podrás empezar a probar.

En cualquier caso... ¡Que aproveche!